Sehr geehrte Damen und Herren,
etwas „Unruhe“ ist in letzter Zeit im Zusammenhang mit den gerade im Jahr 2020 behördlich veranlassten Schließungen von Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen aufgrund der Corona-Pandemie aufgekommen. Fraglich waren hier die lohnsteuerlichen Folgen, wenn diesbezüglich von Betreuungseinrichtungen erhobene Elternbeiträge nachträglich wieder an diese erstatten, der Arbeitgeber seinerseits seine Leistungen zur Kinderbetreuung bisher steuerfrei belassenen und keine Rückforderung vom Arbeitnehmer vorgenommen hat.
Grundsätzliches
Unter dem Gesichtspunkt der Vereinbarkeit von Familie und Beruf gewähren zahlreiche Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn Zuschüsse zur Unterbringung, einschließlich Unterkunft und Verpflegung, und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern des Arbeitnehmers in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen. Solche zusätzlichen Arbeitgeberleistungen sind grundsätzlich steuerfrei. Die Steuerfreiheit setzt aber voraus, dass dem Arbeitnehmer insoweit entsprechende Aufwendungen entstanden sind und der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die zweckentsprechende Verwendung nachgewiesen hat. Der Arbeitgeber hat die Nachweise im Original als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren.
Besonderheiten aufgrund der Pandemie
Im letzten, aber auch in diesem Jahr, waren Betreuungseinrichtungen für noch nicht schulpflichtige Kinder pandemiebedingt teilweise nur eingeschränkt verfügbar, oder aber auch gänzlich geschlossen. Gleichwohl wurden Elternbeiträge zunächst weiter eingezogen, während der Widerstand bei den Eltern wuchs, Geld für eine Leistung zu zahlen, die nur teilweise erbracht wird.
Aufgrund der laufenden Verhandlungen mit den Ländern hatten bereits im letzten Jahr viele Städte und Gemeinden den Einzug der Elternbeiträge ausgesetzt und dann, nachdem die teilweise Refinanzierung über die Länder beschlossen war, ganz oder zum Teil auf die Beiträge verzichtet.
Ungeachtet dessen haben einige Arbeitgeber ihre Zuschüsse aber weiterhin steuerfrei ausbezahlt. Das wiederum hätte aber zur Folge, dass die Voraussetzungen einer Steuerfreiheit der vom Arbeitgeber im Jahr 2020 geleisteten Zuschüsse zur Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern nicht gegeben sind, da dem Arbeitnehmer keine Aufwendungen entstanden sind und der Arbeitgeber folglich auch keine entsprechenden Nachweise vorliegen hat.
Uns wurde zugetragen, dass nun auch auf Seiten der Finanzverwaltung man nach einem Weg gesucht hat, um den besonderen Umständen der Corona-Pandemie gerecht zu werden. Für den Umgang mit im Jahr 2020 steuerfrei behandelten Betreuungszuschüssen folgende Überlegungen wurde sich angeblich auf Bundesebene wie folgt abgestimmt:
In den Fällen, in denen die Träger der Betreuungseinrichtungen aufgrund der Corona-Pandemie Kindergarten- bzw. Kinderbetreuungsgebühren nicht eingezogen bzw. bereits erhobene Beiträge zurückerstattet haben, wird es für das Kalenderjahr 2020 auch ohne ausdrückliche, im Vorhinein getroffene Vereinbarung nicht beanstandet, wenn von einer Darlehensgewährung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer ausgegangen wird.
Zwar sind auch Zinsvorteile, die der Arbeitnehmer durch Arbeitgeberdarlehen erhält, steuerpflichtige Sachbezüge. Sie sind jedoch als solche zu versteuern, wenn die Summe der noch nicht getilgten Darlehen am Ende des Lohnzahlungszeitraums 2.600 € übersteigt. Das heißt, wenn der Arbeitgeber keine weitere Darlehnsforderung an den jeweiligen Arbeitnehmer hat und die im Kalenderjahr 2020 nicht zurückerstatteten Beiträge 2.600 € nicht übersteigen, bleiben mögliche Zinsvorteile steuerfrei. In dem Fall bleiben sie auch bei der Prüfung, ob die für Sachbezüge anzuwendende 44 €-Freigrenze überschritten ist, außen vor.
Eine „Verrechnung“ der im Kalenderjahr 2020 steuerfrei geleisteten Arbeitgeberzuschüsse kann mit dem im Kalenderjahr 2021 entstehenden Unterbringungs- und Betreuungs-aufwand nicht schulpflichtiger Kinder erfolgen. Eine nochmalige steuerfreie Erstattung im Jahr 2021 ist dann jedoch unzulässig.
Nur in den Fällen, in denen dem Arbeitnehmer in 2021 kein bzw. ein geringerer Unterbringungs- und Betreuungsaufwand entsteht, als der Arbeitgeber durch die pandemiebedingten Umstände im Kalenderjahr 2020 im Ergebnis zu Unrecht steuerfrei belassen hat, ist der Differenzbetrag als steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn zu behandeln.
Bei Rückfragen hierzu stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung! Über unsere Zentrale, Tel.+49 (0) 8823/8754 wird Ihr Anliegen direkt an unsere Expertinnen und Experten weitergegeben.
Sprechen Sie uns gerne an und – bleiben Sie gesund!